SAO-ICMC活动申请流程

（适用于兴趣社团）

学工系统网址： https://sa.uic.edu.cn/

场地申请系统： https://venue.uic.edu.cn/

——————————————————————————————————————————————————

SAO-ICMC大、中型活动申请流程

（适用于兴趣社团）

SAO-ICMC仅对兴趣社团在UIC校内及校外相关场地进行会议、活动（训练）、储存等行为具有资格核准权。

针对社团活动提出的场地需求，兴趣社团须参照相关部门颁布的场地借（租）用说明进行申请，并登录https://venue.uic.edu.cn/提交场地申请或提交经由SAO-SSLDT批复的场地申请表（含SAO-SSLDT公章盖章及老师签字）至相关场地管理部门。经场地管理方审批通过后，兴趣社团方可获得场地使用权。场地使用的最终解释权归有关部门所有。

常见的校内可借（租）用场地申请表及负责单位：

线上申请：

• T29 师生活动中心 :中央舞台，舞蹈房，展览区-- 学生事务处T4-101；

• T4 师生活动中心 :2F舞台A/B, 会议室A/B-- 学生事务处T4-101

• 学生社团活动室申请表（T5-102）-- 学生事务处T5-101

• 室内场地申请表(CC323/CC324，T1-101,102，T1-108，Council chamber,T2-202、演艺厅、大学会堂)-- EMO (行政楼四楼物业管理处)

• 室外场地申请表(行政楼合用大堂，圆形露天剧场，薄水平台，演艺厅户外舞台，会贤邨广场，检阅台)-- EMO (行政楼四楼物业管理处)

线下交表：

• 体育馆场地申请表(柔道/剑道室，CC108舞蹈瑜伽室，SP401多功能教室，SP306舞蹈室，SP301舞蹈室，SP102搏击室，SP305多功能馆，SP201乒乓球室，)--体育馆前台

• 教室申请表(一般阶梯教室)--AR(行政楼二楼教务处前台)

兴趣社团用以公共宣传的相关宣传资料须先通过SAO-ICMC相关教师委员的审批。SAO-ICMC支持兴趣社团所发生的公共宣传有以下两类：

(一）不需要经费支出的电子宣传方式：

• 校内公共邮件
  

流程：

（1）兴趣社团自行准备好邮件内容，并在每周二17:00前使用社团公共邮箱将其发送至sao-icmc@uic.edu.cn。

（2）SAO-ICMC将依照相关要求审核邮件发布资格。

（3）合格邮件将在次日（每周四）经由sao-icmc@uic.edu.cn向全校师生发布。

要求：

（1）邮件信息应有主题，具有时效性，内容不涉及违法违纪、广告、盈利等敏感信息；

（2）邮件内容的主题和正文应简明、清晰、准确，联系人为活动负责人，联系方式为负责人的UIC邮箱；

（3）若邮件含附件，请详细写明附件名称；

（4）邮件主题及内容需中英双语

• 公众号推送
  

流程：

（1）兴趣社团使用社团公众号发布推送，应在发送前将推送提交给相应SAO-ICMC教师委员进行审核，审核通过后方可发布。

（2）兴趣社团若需要SAO-ICMC公众号进行转发支持，请提前联系SAO-ICMC学生委员。

注意：

（1）兴趣社团需自行准备好推送内容，并在每周一17：00后至每周三17：00前将已审核通过的推送发送至ICMC委员的秀米账户；

（2）ICMC将会于每周四开始发送投稿社团的推送，由于公众号限制因素，每周名额限定3个，采取先到先得原则；

（3）转载推送发布时间分别为周四/周五/周六。

• 校内电脑桌面
  

（1）至少提前三个工作日联系社团对应的ICMC教师委员申请

（2）详见《UIC公共电脑桌面墙纸发布规定》

https://itsc.uic.edu.cn/IT_Services/Academic_Service.htm

（二）SAO-ICMC提供经费支持的宣传方式：

• 横幅/海报
  

流程：

（1）在SAO-ICMC官网下载《横幅悬挂申请表》

横幅悬挂申请表

（2）将纸质版“中英文海报模版/横幅模版+《申请表》”于每工作日中午12:00前一并交到T5-101对应表单抽屉；或发送横幅/海报电子版至相应SAO-ICMC教师委员邮箱，并于下一工作日中午12:00前提交纸质《申请表》。

（3）原则上，提交《申请表》当天16:00后可领取反馈。

（4）将《申请表》反馈及海版/横幅样本带到行政楼4楼EMO办公室提交给负责老师。

• 其他
  

详见学生事务处兴趣社团管理委员会（SAO-ICMC）兴趣社团活动管理条例第四章第三节。

组建新兴趣社团申请步骤

If you have a great idea for founding a new interest club, you can submit your application to the Student Servant Leadership Team (SSLDT) of Student Affairs Office. You should follow the steps below:

Step 1. You have to submit your application during the set time (i.e. March 1st to 15th in the second semester and Oct. 8th to 23rd in the first semester).

Step 2. You have to ensure that there is no similar principle or focus between your new proposed club and the existing UIC organization (Student Union, Academic Societies, Hall Student Committee and Interest Clubs etc.). At the same time, the existing similar or same activities should not be included in the new proposed club. You can find the Organization List in the SSLDT website:（https://sao.uic.edu.cn/xszz/xsh.htm）. You are suggested to contact us first via ssldt@uic.edu.cn to confirm whether your new proposed club or its proposed activity is overlapped with the existing organizations or it is doable as a potential new club or not.

Starting from 2021, the requirements for the advisor of the new clubs to be invited are as follows: a. The advisor's specialty is related to the nature of the interest club, and can give professional guidance to the club; b. UIC full-time staff; c. Not serving as an existing UIC organization advisor.

Step 3. Download the Application Form for New Interest Club from the website of SSLDT (https://sao.uic.edu.cn/xszz/xsh.htm) and submit it to ssldt@uic.edu.cn. All applications should fulfill the requirements of Step 2.

Step 4. If your proposal is accepted, you will be invited to a meeting shortly after the application deadline. A short verbal presentation about your proposed club will be required for the meeting. And we will make the final decision after your presentation. The final decision cannot be appealed, but you can apply again in the next semester if you want.

Step 5. If you get the approval from SSLDT, you have to find at least one UIC staff member to be the advisor of your club and help you finish the constitution of the interest club within a month.

Step 6. You need to recruit a minimum of 30 members and submit the name list to SSLDT.

Interpretation of the above content is subject to the Mandarin version of this procedure. In other words, in case of conflict between the Mandarin version of the procedure and the English one, the former is the one that will be interpreted as such.

Due to the limited resources that SSLDT can rely on, we can not guarantee all the proposed new clubs would be approved although you have followed the above steps in an appropriate manner.

SSLDT reserves all rights to interpreting the procedure as it seems fit.

如果你有建立一个新兴趣社团的想法，那么在每个学年的规定时间内，你可以向学生事务处服务型领袖发展组（SSLDT）提出申请。所有申请必须经过以下步骤：

步骤1. 在规定时间内提出申请。申请时间分别为每年的3月1日至3月15日及10月8日至10月23日，不接受其他时间段提出的新建兴趣社团申请。

步骤2. 申请人需确认新建兴趣社团①不得与现有学生组织（包括学生会，专业学会，宿舍会及兴趣社团等）性质相似及雷同，②同时不得与现有举办的学生活动相似及雷同。关于UIC学生组织的组成，可以查看以下网址：（https://sao.uic.edu.cn/xszz/xsh.htm）。对于新建社团是否与现有学生组织或活动相似，以及是否有可能成为正式社团，建议申请人提前发送邮件至ssldt@uic.edu.cn预约咨询。③2021年起对新建社团拟邀请的社团指导老师要求如下：a.指导老师的专业与特长和兴趣社团性质相关，可以给予社团专业方面的指导；b.UIC全职老师；c.未担任现有社团指导老师。

步骤3. 下载《新建兴趣社团申请表》（网址：https://sao.uic.edu.cn/xz/xszz.htm），并在规定时间内提交至ssldt@uic.edu.cn，所有申请必须符合步骤2的要求。

步骤4. 在申请截止后SSLDT将会组织会议讨论所有申请。经过会议讨论后，如初步接受申请，将会通知申请人参加答辩会。答辩会的决定将会是最终决定并且不能上诉，不过申请人可以在下个时间段再次提交申请。

步骤5. 通过答辩会的申请将会获得书面通知，申请人需在接到书面通知后1个月内找到至少一位社团指导老师并完成社团会章的制定。

步骤6. 会章通过后，社团需1个月时间内招募至少30名会员，招募完成后将名单提交至SSLDT后方可正式成立。

中英文内容如有冲突，以中文为准。

由于资源有限，即使你按照以上所有的程序申请新建社团，也不能满足所有的申请要求。

学生事务处服务型领袖发展组拥有最终解释权。